領収書 / 宿泊証明書
領収書¶
発行可能¶
・ゲストに直接支払ってもらった費用
例）スクエア等で、ゲストから追加で回収した費用
例）yuanの宿泊税
Hirokoさんへ作成依頼する。
依頼方法：
ゲストに確認
１、宛名をヒアリング。
理由：法人名で希望される方もいらっしゃる為。
２、発行までに時間がかかる場合があることを説明。
おおよその期間：1週間
Hirokoさんに作成依頼
1、OperationでHirokoさんにエスカレーション。
お伝えする内容：
・宿泊施設名
・お金をいただいた日付
・金額
・宛名
2、完成後、HirokoさんからPDFの提出があるので保存。
3、ゲストへ送信。
発行不可¶
・OTAで回収した費用
例）宿泊費用
DENTでは発行不可。ゲストへ予約サイトへ連絡するように依頼。
理由：OTAを通じで金銭授受を行っており、直接ゲストからお金をいただいていない為、不可。
ゲストへの回答例¶
ゲストから領収書を発行してほしいと連絡があった際は、下記をお伝えください。
※日本人のビジネスマンの場合に好ましい文章です。
ご連絡ありがとうございます。
あいにく、弊社では領収書の発行はできかねます。
理由は、ご予約会社を通じて決済されており
弊社がお客様から直接代金を受け取っていないためです。
領収書をご希望の場合は
ご利用の予約サイトへお問い合わせをお願いいたします。
万が一、予約サイトが領収書を発行しない場合は
「宿泊証明書」を弊社で発行することが可能です。
※ただし、書面に金額の記載はございません。
弊社が発行する宿泊証明書と
予約サイトの金額書類を併せてお勤め先に提出する
お客様もいらっしゃるとのことです。
宿泊証明書で問題ないか、お勤め先へご確認をお願いします。
その後、宿泊証明書の発行をご希望の場合は
宛名をお知らせいただければ対応させていただきます。
なお、発行には約1週間ほどお時間をいただきます。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
宿泊証明書¶
基本対応¶
ゲストがチェックアウト後、作成が可能です。
ゲストに宛名を聞く → なりさんに作成依頼 → 完成後、ゲストに送信 をお願いします。
※１週間ほど、お時間いただく可能性があります。
発行依頼があった場合¶
to do
・宛名をゲストにヒアリング。
・チェックイン、チェックアウト後にメッセージで一言報告いただくようにゲストに依頼。
理由：実際に宿泊したかどうか確認する為
・チェックアウト後に発行すること、１週間ほどお時間いただく場合があることをゲストに説明。
・トレロ作成。ゲストのチェックイン日、チェックアウト日に設定して、ゲストからの連絡待ちに入れる。
作成依頼方法¶
依頼場所：operation
エスカレーション先：なりさん
依頼日：チェックアウト後
なりさんに伝える内容
・宿泊施設名
・宿泊期間
・宛名
・AirhostのURL
宿泊証明書の見本¶
注意：金額の記載はありません。
トラブル¶
OTAに連絡しても領収書を発行してもらえないと、再度ゲストから連絡があった場合¶
・背景の説明
OTAが言っている、「発行できない」は
日本のインボイス番号が記載された領収書が発行できないという意味かと推測します。
理由：海外の企業の為、日本のインボイス番号が付与されていない為。
・ゲストへの対応方法
代替案として、下記２つの書類でも問題ないか、ゲスト様の会社の経理部に相談いただくよう依頼。
①DENT発行：インボイス番号が記載された、宿泊証明書
②OTA発行：金額が記載された、何かしらの書類
・ゲストへの返信例
⚪︎様
再度ご連絡いただきありがとうございます。
重ねてのご案内になりまして恐縮ですが、弊社では領収書の発行ができかねます。
その理由は、予約サイトを通してご予約・ご決済いただいており、
弊社が直接お客様から金銭を受け取っていないためです。何卒ご了承くださいませ。
推測となりますが、予約サイトがお客様へご案内している
「領収書が発行できない」というのは
日本のインボイス制度に対応した正式な領収書の発行ができない、という意味かと存じます。
理由は、本社が海外の企業のためです。
そのため、以下の代替案をお伝えさせていただきます。
・弊社でインボイス番号の記載された宿泊証明書を発行。
※金額の記載はございません。
※発行に１週間ほど、お時間をいただく場合がございます。
・ご予約サイトに再度連絡いただき、金額が記載された書類の発行を依頼。
その後、宿泊証明書と金額が記載された書類を一緒にお勤め先へ提出いただく。
こちらの対応でも差し支えないかどうか
一度、お客様の会社の経理部に確認いただけますでしょうか。
ご確認後
宿泊証明書の発行をご希望の場合は、宛名をご教示いただけますと恐縮です。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。